Vi tager din databeskyttelse alvorligt
Når du søger et job hos os, behandler vi personoplysninger om dig for at kunne vurdere dine kvalifikationer og egnethed til stillingen og for at administrere rekrutteringsprocessen. Vi har udarbejdet denne information for at fortælle dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger, om sikkerheden i den forbindelse og om dine rettigheder, når du søger job hos os. 

Vi opfordrer dig til at læse denne information, inden du sender din ansøgning.

Aarstiderne A/S ("Aarstiderne", "os", "vores", "vi") er dataansvarlig for dine personoplysninger. Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi kan til enhver tid ændre denne information. Seneste version vil være tilgængelig her på vores hjemmeside.

Kontaktoplysninger
Aarstiderne A/S
Barritskovvej 34, 
7150 Barrit
CVR-nr.: 12542976
Telefonnr.: 70260066

Databeskyttelsesrådgiver (DPO):
Simon Jarl Jacobsen, CFO
Telefonnummer: + 45 2972 0702
E-mail: sjj@aarstiderne.com

Hvis du har spørgsmål til nedenstående information om de personoplysninger, vi behandler om dig, ønsker nærmere oplysninger om databeskyttelsesreglerne, eller ønsker vejledning om dine rettigheder ift. Aarstidernes behandling af personoplysninger, bedes du kontakte vores DPO.

Kontaktperson:
Jacob Dietz, Head of People Culture and Sustainability
Telefonnummer: + 45 2270 0716
E-mail: hr@aarstiderne.com

Hvis du ønsker at udnytte én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte vores kontaktperson.

Vi indsamler og behandler denne type af personoplysninger om dig
Vi indsamler personoplysninger om dig og andre ansøgere, der er nødvendige for at kunne vurdere færdigheder, kvalifikationer og egnethed til stillingen samt for at administrere jobansøgningen og rekrutteringsprocessen. Oplysningerne får vi fra dig selv:

• almindelige identifikations- og kontaktoplysninger, fx dit navn, bopælsadresse, private e-mailadresse og privat telefonnummer, oplysninger i din jobansøgning, fx oplysninger om din uddannelse, tidligere arbejdserfaring, kvalifikationer, sprogfærdigheder samt referencer og/eller udtalelser.

Vi anbefaler, at du som udgangspunkt ikke fremsender dit CPR-nummer eller giver følsomme personoplysninger, såsom oplysninger om race eller etnisk oprindelse, religion, fagforeningsmedlemskab, seksuel orientering, helbred osv., i din ansøgning. Du kan strege dit CPR-nummer ud, hvis det fremgår af dit uddannelsesbevis.

Senere i rekrutteringsprocessen kan vi bede dig om:

• dit CPR-nummer;
• oplysninger vedrørende statsborgerskab, evt. farvekopi af pas, opholdskort og arbejdstilladelse samt kopi af kørekort og truckcertifikat;
• at fremvise din straffeattest, som vi ikke gemmer en kopi af, men blot noterer, at straffeattesten er blevet fremvist;
• at gennemføre en personligheds- og færdighedstest;
• at sende os en video, hvor du fortæller os om dine kvalifikationer og erhvervserfaring (videoscreening);
• andre oplysninger, der er relevante ift. at vurdere dine kvalifikationer og egnethed til stillingen.

De oplysninger vi anmoder dig om at udlevere, kan være af en sådan karakter, at vi i mangel af sådanne oplysninger måske ikke er i stand til at tilbyde dig ansættelse. 

Formålet med behandlingen samt retsgrundlaget 
Vi behandler dine personoplysninger for at administrere rekrutteringsprocessen, såsom at håndtere jobansøgninger, at give ansøgere besked om forløbet af rekrutteringen og at arrangere samtaler, samt udvælge den rette kandidat. Behandling af dine personoplysninger er nødvendig for at træffe foranstaltninger forud for indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt på din anmodning samt vores legitime interesse i at ansætte den rette kandidat. Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f.

Vi behandler dit CPR-nummer for at overholde vores forpligtelse til de offentlige myndigheder. Retsgrundlaget er Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 samt Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Vi kan indsamle personoplysninger fra andre kilder, fx tidligere arbejdsgivere eller offentligt tilgængelige databaser for at forfølge vores legitime interesse i at finde den rette medarbejder til jobbet- Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi har foretaget en interesseafvejning for at sikre, at vores interesse ikke strider mod dine grundlæggende rettigheder eller frihedsrettigheder.

I den udstrækning, vi henviser til vores legitime interesse som retsgrundlag for behandling af personoplysninger anført nedenfor, har vi foretaget en afvejning af de pågældende interesser for at sikre, at dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder ikke går forud for vores interesser. Du bedes kontakte vores kontaktperson på den e-mailadresse, der er anført indledningsvist, hvis du ønsker at modtage flere oplysninger om den interesseafvejning, vi har foretaget.

Opholdskort ifm. ansættelse af udenlandsk arbejdskraft
Hvis du ikke er statsborger i Danmark, skal vi sikre os, at du har ret til at  arbejde i Danmark. Statsforvaltningen udsteder opholdskort som bevis for opholdsret. På opholdskortet står der, om du har ret til at arbejde. Disse forhold skal være på plads, inden du påbegynder jobbet, og derfor beder vi dig om en kopi af dit opholdskort. Retsgrundlaget for behandlingen er dit udtrykkelige samtykke tilkendegivet ved, at du viser dit opholdskort, nødvendigheden for at underskrive en ansættelseskontrakt med dig samt vores forpligtelse over for de offentlige myndigheder til at sikre os, at vi kun ansætter lovlig arbejdskraft, jf. Databeskyttelseslovens § 12 samt Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a-c.

Personligheds- og færdighedstests (PPA og GIA)
Resultater af PPA og GIA indsamles evt. ifm. din ansættelse og evt. også senere i ansættelsesforholdet for at kunne matche din profil med jobbets profil samt at kunne vurdere dit potentiale ift. at udføre bestemte jobfunktioner. Resultaterne af dine besvarelser opbevares hos leverandøren Thomas International, hvorfra Aarstiderne kan trække besvarelserne.

PPA og GIA anvendes, hvor det er nødvendigt for at vurdere relevante faglige og personlige færdigheder og kvalifikationer. Behandling af personoplysninger i sådanne test baseres på dit udtrykkelige samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a. Vi beder om samtykke samtidig med, at du bliver indkaldt til samtale.

Straffeattest
Straffeattester kan indhentes ved rekruttering til visse stillinger i vores organisation, for at vi kan forvisse os om, at der ikke er noget i ansøgerens straffeattest, der gør ansøgeren uegnet til stillingen. Oplysning om, at der har været vist en straffeattest, opbevares. Retsgrundlaget for behandlingen er dit udtrykkelige samtykke tilkendegivet ved din accept af at indhente og fremvise din straffeattest, jf. Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.

Modtagere af dine personoplysninger
Vi kan overlade dine oplysninger til betroede eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til rekruttering samt PPA og GIA, herunder til teknisk drift og hosting af vores IT-løsninger.

Samarbejdspartnerne, som vi benytter til rekruttering samt til teknisk drift og hosting af vores IT-løsninger, er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som vi er dataansvarlig for. Databehandleren må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os og er underlagt fortrolighed om disse. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.

Samarbejdspartneren, som vi benytter ifm. PPA og GIA, har lokation i Storbritannien, men har ingen adgang til systemet. Virksomheden i Danmark har alene en teknisk adgang til systemet og kommer ikke i kontakt med de indtastede oplysninger, medmindre det er for at yde rådgivning til Aarstiderne.

Vi overfører ikke de registreredes personoplysninger til modtagere uden for EU, Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde eller til virksomheder, som ikke er et sikkert tredjeland, eller som ikke handler ud fra standardkontrakter (SCC), som har til formål at sikre, at de overførte oplysninger behandles i overensstemmelse med det beskyttelsesniveau, vi har i EU/EØS.

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjemand uden dit samtykke.

Vi kan dog videregive personoplysninger til tredjemand, når det er krævet i henhold til lov, er nødvendig for at efterkomme en lovlig myndighedsanmodning, eller når videregivelsen er nødvendig for at beskytte vores rettigheder eller beskytte din eller andres sikkerhed.

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt
Dine personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er defineret i denne politik. Ansøgere, der ikke tilbydes ansættelse, sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om 6 måneder efter, beslutningen om ikke at tilbyde ansættelse. Hvis du selv går ind og opdaterer oplysninger i systemet, vil oplysningerne blive slettet 6 måneder efter sidste redigering i systemet. Vi opbevarer kun oplysninger om ansøgere i længere tidsrum, hvis det bliver nødvendigt, og ansøgeren har givet sit samtykke hertil, eller hvis det er nødvendigt, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

For ansøgere, der ansættes, opbevares personoplysninger i overensstemmelse med vores Persondatapolitik for Alle Aarstidernes Medarbejdere, som de ansatte vil modtage kort tid efter.

Vi beskytter dine personoplysninger
Vi opretholder passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger mod tab, tilintetgørelse, misbrug og uautoriseret adgang eller videregivelse. Fx begrænser vi adgangen til personoplysninger til autoriserede medarbejdere og leverandører, der har brug for oplysningerne for at udføre deres arbejdsopgaver. Vi anvender adgangskontrol, adgangskoder, firewalls, antivirus, sikker mail/kryptering, løbende backup m.v. Aarstidernes medarbejdere i administration af rekrutteringsforløbene er instrueret i, hvordan personoplysninger skal behandles, og der er vedtaget interne retningslinjer i tilfælde af brud på persondatasikkerheden.

Du skal være opmærksom på, at selv om vi bestræber os på at sørge for at have rimelige sikkerhedsforanstaltninger for personoplysninger, kan intet sikkerhedssystem hindre alle potentielle brud på sikkerheden.

Som udgangspunkt modtager vi udelukkende ansøgninger – også uopfordrede ansøgninger – via vores hjemmeside. Fremsendes ansøgningen via vores hjemmeside sker dette via en sikker og krypteret forbindelse, hvorfor vi anbefaler, at du fremsender din ansøgning via vores hjemmeside.

Dine rettigheder
Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi oplyse dig om dine rettigheder. 

Ret til indsigt
Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer m.m. Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Ved en skriftlig anmodning om indsigt skal du angive, hvilke oplysninger du ønsker en kopi af. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.

Ret til berigtigelse 
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.

Ret til sletning 
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettede af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

Ret til at begrænse behandlingen til opbevaring  
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte, at vi ikke har tilstrækkeligt retsgrundlag, eller i visse tilfælde hvor du har gjort indsigelse mod vores behandling.

Ret til dataportabilitet 
Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Ret til indsigelse
Du har til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser. Vi stopper en sådan behandling, medmindre vi enten kan påvise legitime grunde for behandlingen, som tilsidesætter dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, eller hvor vi har brug for at behandle oplysningerne for at overholde en retlig forpligtelse.

Ret til at tilbagekalde samtykke
Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger.

Ret til at klage 
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan indgives til Datatilsynet via mail, dt@datatilsynet.dk, eller telefon, +45 3319 3200.

Ret til at lade Datatilsynet udøve dine rettigheder
Du har til enhver tid ret til at lade Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, udøve dine rettigheder nævnt ovenfor ift. de kompetente myndigheders afgørelser om undladelse, udsættelse, begrænsning eller nægtelse. Du kan kontakte Datatilsynet via mail, dt@datatilsynet.dk, eller telefon, +45 3319 3200.

Har du spørgsmål til ovenstående information om de personoplysninger, vi behandler om dig, ønsker nærmere oplysninger om databeskyttelsesreglerne, eller ønsker vejledning om dine rettigheder ift. Aarstidernes behandling af personoplysninger, bedes du kontakte vores DPO på sjj@aarstiderne.com.

Ønsker du at udnytte én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte vores kontaktperson på hr@aarstiderne.com.

Aarstidernes persondatapolitik dateret den 17. oktober 2023.